Quadrat Facility Services optimiert sein Backoffice für Dienstleistungen rund ums Haus.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen…

Wir bieten alle Dienstleistungen des Facility-Service, also angefangen bei den Hausmeisterservices über die Gebäudereinigung und die Gartenpflege bis hin zum Abfallmanagement. Und den Winterdienst übernehmen wir selbstverständlich auch. Wir sind im Raum Berlin tätig und haben mittlerweile über 4.000 Kunden. Dabei sind unsere Lösungen immer bedarfsoptimiert und individuell ausgearbeitet.

Wir wissen, wo bei Hausverwaltungen „der Schuh drückt“, denn Quadrat Facility Services wurde selbst von einem Immobilieneigentümer aufgebaut. Am Markt gab es nämlich damals in Berlin keinen Dienstleister fürs Facility Management, der allen Ansprüchen genügt hätte. Nachdem wir diesen Bereich erfolgreich aufgebaut haben, arbeiten wir nun auch für Dritte als Dienstleister. Und da wir früher selbst Auftraggeber waren, kennen wir die Anforderungen und Bedürfnisse von Immobilieneigentümern, Hausverwaltungen und Wohnungsprivatisierern sehr genau. Unser Motto lautet daher: „Wir machen Hausverwalter sorgenfrei.“

Warum haben Sie sich für Praxedo entschieden?

Wir waren auf der Suche nach einer Field Management Software für die Routenoptimierung. Und natürlich wollten wir die Mitarbeiter einfacher und schneller einteilen. Praxedo hat uns überzeugt, da es sich sehr flexibel an unsere Anforderungen anpassen lässt. Außerdem gefällt uns gut, dass Praxedo cloudbasiert arbeitet. So entfällt eine aufwändige Installation.

Mit dieser Lösung werden unsere bestehenden Prozesse digital sehr gut abgebildet und unsere Disposition deutlich verbessert. Außerdem können wir das System leicht ergänzen, sollte sich an unseren Abläufen etwas ändern. Kurzum: Wir sind überzeugt davon, dass wir mit Praxedo die richtige Lösung für unsere Tourenplanung gefunden haben.

Wie haben sie vor Praxedo gearbeitet?

Hier müssen wir selbstkritisch sagen: Mit zu vielen zuständigen Mitarbeitern. Solange man seine Prozesse nicht digitalisiert, besteht immer die Gefahr, dass man Arbeiten doppelt macht oder das Aufgaben nicht so effizient erledigt werden. Dies gilt insbesondere natürlich für die Einsatzplanung, die in unserem Fall ja eine wesentliche Grundlage für unsere Services darstellt.

Die Strategie von Quadrat Facility Services besteht darin, sämtliche Dienstleistungen reklamationsfrei und wirtschaftlich für unsere Kunden durchzuführen. Daher sind wir entschlossen, uns dauerhaft zu verbessern. Denn schließlich wollen wir das führende Facility-Management-Unternehmen in Berlin werden. Dazu gehört aber auch, dass man sich selbst kritisch hinterfragt und Prozesse optimiert – das haben wir im Bereich Disposition mit Praxedo jetzt getan.

Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?

Durch eine Empfehlung. Das ist unserer Meinung nach der wichtigste Impuls, um sich für eine digitale Lösung für das Field Service Management zu entscheiden. Eine Software mag ja noch so gut sein, tolle Features haben und preislich attraktiv sein – doch letztlich will man wissen, ob sie in der Praxis auch tatsächlich funktioniert. Daher war diese Empfehlung für uns sehr wichtig.

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Momentan nutzt unser Backoffice Praxedo, um die Aufträge etwa für die Handwerker einzuteilen. In einem späteren Schritt wollen wir aber auch die Hauswarte und die Reinigungskräfte mit integrieren.

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Die Hauptvorteile für uns sind ganz kurz gesagt: weniger Personal und weniger „Papierkram“. Das vollständig papierlose Büro wird wohl noch lange eine Utopie bleiben, aber es lohnt sich, die Digitalisierung voranzutreiben. Durch Praxedo haben alle Mitarbeiter Einblick in den aktuellen Stand unserer Service-Planung. Aufträge werden zentral erfasst und bearbeitet. Das bedeutet, dass es keine doppelte Datenhaltung gibt und das wir einfach effizienter arbeiten.

Diese Effizienzsteigerung ist möglicherweise noch nicht überall sichtbar, aber wenn sie sich zeigt, ist es schon beeindruckend. Ein Beispiel mag das verdeutlichen: Dank optimierter Tourenplanung fahren wir jetzt weniger Kilometer. Das spart Treibstoff, schont die Umwelt und führt letztlich zu mehr Effizienz. Wir werden in Zukunft auch weniger Büroarbeit haben und voraussichtlich unsere Personalkosten reduzieren.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

Da fallen mir auf Anhieb diese zwei Begriffe ein: serviceorientiert und dynamisch.

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Den Konjunktiv können Sie streichen, denn das haben wir bereits getan.