PCS 365 plant die Einsätze von 140 Technikern mit nur 4 Disponenten im Innendienst besonders effektiv!

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen…

Mein Name ist Thomas Ludwig und ich bin Gesellschafter-Geschäftsführer der DDE Dialog GmbH. Die Firma gibt es seit 31 Jahren und ich bin jetzt schon seit 11 Jahren dabei. Ursprünglich kommen wir aus dem Videoschnittbereich, wir haben früher high-end Systeme für Medienanstalten und fürs Fernsehen gebaut. Seit 10 Jahren haben wir aber ein Ladengeschäft mit Werkstatt für Privat- und Geschäftskunden im IT-Bereich. Wir machen hier alles von der Hardware über Office 365 bis hin zur spezifischen Branchensoftwarelösung. Das ist unser Ursprungsgeschäft.

Seit 8 Jahren sind wir außerdem PC Spezialist Partner. Früher war das ein Franchise System und mittlerweile ist es eine Markenpartnerschaft mit der Synaxon AG als Muttergesellschaft. Bundesweit gibt es circa 300 PC Spezialisten Filialen. Zusätzlich zu diesen beiden Geschäften, begleiten wir aber auch große Telematik Infrastruktur Projekte. Die Projektabwicklung findet dabei meist in Zusammenarbeit mit Partnerbetrieben statt und vor zwei Jahren hat sich daraus dann die Firma PCS 365 gegründet.

Der Bundesgesundheitsminister Jens Spahn treibt die Themen rund um die Digitalisierung von Patientenakten derzeit sehr voran. Darauf beruht das Geschäft der PCS 365. Wir kümmern uns um die Telematik Infrastruktur dafür. Derzeit für 14 verschiedene Auftraggeber. Nächstes Jahr kommt auch noch die Digitalisierung von Arztpraxen, Kliniken und Apotheken hinzu. Durch unser sehr breit aufgestelltes und gut verteiltes Netzwerk sind wir extrem flexibel und können schnell auf Anfragen überall aus der Bundesrepublik reagieren. Jeder Techniker agiert in einem Radius von circa 75km. Wir koordinieren das Ganze von Nürnberg aus und schicken die Techniker zu ihren jeweiligen Einsätzen. Derzeit sind etwa 170 Techniker aus 120 Betrieben für uns unterwegs.

Warum haben Sie sich für Praxedo entschieden?

Bei unserem ersten größeren Projekt für ein großes IT-Systemhaus lag die Planung noch beim Auftraggeber. Wir haben die Namen, Adressen und Telefonnummern der Techniker weitergegeben und dann die Termine entsprechend zugeteilt bekommen.

Es war relativ schnell klar, dass die Planung so nicht weiter organisiert werden kann. Wir haben zum Teil um 23 Uhr die Information über Einsätze am nächsten Tag um 8 Uhr erhalten. Nachdem die Einführung eines internen Tools beim Auftraggeber auch gescheitert ist und wir die Planung zwischenzeitlich mit Excel über einen SharePoint machen mussten, haben wir uns auf die Suche nach einer passenden Softwarelösung gemacht und sind durch eine Internetrecherche auf verschiedene Anbieter gestoßen.

Ich habe mich dann relativ schnell für Praxedo entschieden. Einer der Hauptgründe dabei war die routenoptimierte Planung mit der Karte direkt in der Anwendung. Andere wichtige Funktionen sind außerdem die individuelle Startadresse des Technikers für jeden Einsatz und die digitale Auftragsbearbeitung. Das Anlegen von Checklisten und Pflichtfeldern, ohne die der Einsatz sich nicht abschließen lässt sind essentiell. Nur so können wir sicherstellen, dass bei der sensiblen Thematik von Patientendaten die Auftragsbearbeitung präzise umgesetzt wird. Das Gesundheitsamt, das Gesundheitsministerium und die kassenärztliche Bundesvereinigung sind Akteure der Branche, die keine Fehler verzeihen. Da muss alles reibungslos ablaufen. Praxedo ist hier der perfekte Partner an unserer Seite.

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Derzeit haben wir 140 Techniker, die über die Anwendung gesteuert werden. In der Verwaltung sind es 4 Mitarbeiter. Dank Praxedo können wir diese große Anzahl an Technikern mit extrem wenig Leuten im Innendienst steuern und mit der Cloud basierten Lösung, arbeiten unsere Disponenten oft auch im Home-Office. Zugriff auf die Daten hat man überall dort, wo man Internetzugang hat. Dadurch sind wir super flexibel und können immer schnell auf Anfragen reagieren.
 
Derzeit läuft die Lösung bei uns auch noch als ‚Stand Alone‘ also eigenständig und ohne Anbindung oder Schnittstelle an ein CRM oder ERP. Derzeit gibt es bei uns auch gar kein zentrales CRM oder ERP, da wir mit vielen verschiedenen Auftraggebern arbeiten und die alle eigene Software nutzen. Die große Gemeinsamkeit von allen ist Praxedo.

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Ich habe in den Anfängen ja auch selber als Disponent gearbeitet und durch die Einführung von Praxedo konnten wir auf die zusätzliche Einstellung von zwei Mitarbeitern verzichten und können heute mit gleichbleibender Mitarbeiterzahl im Innendienst deutlich mehr Techniker koordinieren.

Mit ihrer bisherigen Erfahrung: Würden Sie den ROI als Positiv beschreiben?

Ja auf jeden Fall.

Wie sehen sie die Zusammenarbeit mit Praxedo in der Zukunft?

Wir werden auch zukünftig weiter Lizenzen aktivieren. Wir sind jetzt gerade wieder in Gesprächen mit einem Großbetrieb, bei dem wir viele Standorte technisch betreuen sollen. Dafür bietet sich Praxedo besonders an.

Zukünftig ist natürlich auch angedacht andere Softwarelösungen via Schnittstelle anzubinden. Da fehlt im Moment aber schlichtweg die Zeit zu. Wir sind historisch nicht so gewachsen, dass wir jetzt einfach mit einer Schnittstelle eine Software mit der anderen verbinden können. Die große Gemeinsamkeit all unserer Auftraggeber ist derzeit Praxedo. Wie wir das in Zukunft effektiver gestalten können, müssen wir noch genauer überlegen.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

Effektiv & Optimiert

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Ja auf jeden Fall. Wir haben das schon ein paarmal gemacht, aber ich weiß nicht genau ob daraus wirklich Deals geworden sind.