Horizon kann mit Hilfe von Praxedo die Datenqualität der Serviceberichte verbessern und so auch langfristig die Produkte.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen…

Mein Name ist Carsten Zock und ich bin schon seit fast 20 Jahren bei Horizon. Ich bin seit ca. zwei Jahren „Service Manager“. Wir haben über 20 Jahre als eigenständige Abteilung Horizon Produkte verkauft, bis im Jahre 2004 die Horizon GmbH als Tochter unseres japanischen Mutter Hause gegründet haben. Wir verkaufen Maschinen für die Druckweiterverarbeitung, die in Japan hergestellt werden. Wir sind eine Vertriebs- und Serviceorganisation und machen den Direktvertrieb der Maschinen in Deutschland und Österreich.

Warum haben Sie sich für Praxedo entschieden?

Wir haben Kunden mit verschiedensten Wartungs- und Serviceverträgen. Die unterscheiden sich schon inhaltlich in Anzahl und auch Intervalllänge von Service bzw. Wartungen. Bis zur Einführung von Praxedo hat noch jeder Mitarbeiter die Arbeitsscheine mit der Hand geschrieben. Das hatte eine enorme Zeitverzögerung bei all unseren Serviceprozessen zur Folge. Unser Servicetechniker haben Ihre Kundendienstbelege vor der Einführung von Praxedo noch mit der Hand ausgefüllt und sie postalisch an uns gesandt. Die haben zwar versucht das am Freitag gesammelt zu erledigen, aber manchmal wurde es eben noch Montag oder Dienstag und das hat uns insbesondere beim Monatsabschluss natürlich ein bisschen in Bedrängnis gebracht. Man wusste nie genau ob wirklich alle Serviceberichte bei uns angekommen waren und auch im tag täglichen Geschäft hatten wir kaum einen Überblick darüber wer wo ist. Die Kommunikation hat da hauptsächlich noch übers Telefon stattgefunden.

Schon seit einigen Jahren haben über mögliche Optimierungen des Prozesses intern immer wieder gesprochen. Die vorherige Geschäftsführung hat aber einen klaren Fokus im Vertrieb und weniger im Service gesetzt. Konkreter wurde das Projekt mit unserem Geschäftsführerwechsel. Dadurch wurde das Thema bei uns vorangetrieben und wir haben uns mit der Auswahl einer Software Lösung auseinandergesetzt.

Praxedo ist es dann geworden, weil es eine Cloud und keine on-premise Lösung ist. Für die Japaner ist es wichtig, dass wir möglichst alle unsere Prozesse in der Cloud abwickeln und nicht auf große Server angewiesen sind. Ein weiterer Vorteil war die von Praxedo beworbene Standard Schnittstelle zu Sage. Wir haben zwar im Laufe der Zeit festgestellt, dass unsere Sage Version nicht zu 100% über die Standardschnittstelle angebunden werden kann und haben zunächst mit einer FTP / Import Lösung gearbeitet. Mittlerweile ist die Schnittstelle jedoch funktionstüchtig und hilft uns sehr bei unserer Prozessoptimierung.

Wir haben abschließend dann noch eine Kosten-Nutzen-Analyse gemacht und verschiedene Hersteller verglichen. Der wirkliche Ausschlag gebende Punkt war dann aber die Cloud.

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Die Techniker sind alle mit der Praxedo App unterwegs. Unsere Einsatzberichte werden zu 100% digital ausgefüllt und an uns zurückgesendet. Derzeit haben wir noch einige fehlerhafte Daten in der Sage 100. Da müssen wir intern noch dran arbeiten. Sobald die Daten alle sauber im ERP gepflegt sind, wird auch die Schnittstelle reibungslos funktionieren.

Im Innendienst nutzen wir außerdem die Planungsfunktion zur Einsatzplanung unserer Techniker. Einige unserer Mitarbeiter gleichen die Planung dann aus Gewohnheit immer auch noch mit dem Sage 100 Kalender ab. Das wäre eigentlich nicht notwendig, aber so sind wir immer auf der sicheren Seite.

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Der größte Vorteil ist für mich, dass ich auf einem Blick sehe welche Techniker an welchen Tagen arbeiten und wo sie sich gerade befinden. Sobald der Techniker beim Kunden eintrifft, bekommen wir die Info über die App direkt auf die Web Oberfläche und ich sehe natürlich, auch wenn der Techniker den Einsatz beendet hat. So bekommen wir die Echtzeit Informationen über die Verfügbarkeiten der Techniker und können bei Bedarf noch Spontan- oder Notfalleinsätze für den freien Techniker verplanen. So haben wir logistisch eine ganz klare Effizienz Steigerung. Wir sehen genau: Wer ist wann fertig, wer hat noch Kapazitäten.

Ein weiterer riesen Vorteil ist der beschleunigte Order2Cash Prozess. Wir können Einsätze viel schneller abrechnen als früher und so unseren Cashflow sicherstellen.

Wichtig ist außerdem, dass wir von unseren verschiedenen Standorten alle auf die gleichen Daten zugreifen können. Da zeigt die Cloud Lösung dann wirklich Ihre Stärke. Wir müssen keine Belege mehr zwischen den Standorten oder von Techniker zu Standort versenden. Das erspart uns jede Menge Arbeit. Die Qualität der Daten hat sich seit der Einführung von Praxedo auch extrem verbessert. Durch die Pflichtfelder in den Berichten können wir sehr genau steuern welche Daten wir vom Einsatz zurückerhalten und natürlich haben wir bei den digitalen Berichten auch nicht mehr das Problem der Lesbarkeit.

Mit ihrer bisherigen Erfahrung: Würden Sie den ROI als Positiv beschreiben?

Wir haben den ROI nie wirklich ausgerechnet. Wir nehmen Praxedo aber jeden Tag als kleinen Mehrwert in unserer Arbeit wahr 🙂

Wie sehen sie die Zusammenarbeit mit Praxedo in der Zukunft?

Wir würden zukünftig gern noch die Funktion vom Scannen eines Barcodes an der zu wartenden oder reparierenden Maschine nutzen. Alle unsere Ersatzeile haben bereits Barcodes, allerdings aus Japan – die stimmen mit unseren Barcodes nicht überein. Wir suchen da intern nach einer Lösung und freuen uns dann schon auf die Funktion, die es den Technikern wieder ein Stück vereinfachen wird, ihre Einsatzberichte auszufüllen.

Außerdem würden wir gerne dahin kommen Statistiken darüber zu führen bei welchen Zählerstand welche Ersatzteile eingebaut werden. Durch die Pflichtfelder in den Berichten können wir das bereits protokollieren. Jetzt wäre es noch spannend sehen zu können ob bei bestimmten Zählerständen immer wieder die gleichen Teile ausgetauscht werden müssen. So können wir Statistiken zur Haltbarkeit der Maschinen aufbauen. Das wären wertvolle Zahlen für die Produktion in Japan, um auch die Produkte in der Hinsicht zu verbessern. Diese Zahlen können wir mit Hilfe von Praxedo protokollieren und sinnvoll nutzen.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

Für mich persönlich passt „touch & work“ am besten. Das ist das Motto, unter dem wir unsere Maschinen verkaufen und es passt für mich auch perfekt zu Praxedo. Die mobile App ist so einfach und intuitiv, dass sie wirklich jeder auf Anhieb versteht und man eigentlich nichts falsch machen kann.

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Habe ich tatsächlich schon! Auf einer Messe in Düsseldorf habe ich mich mit einem Bekannten unterhalten und ihm von Praxedo erzählt und wie zufrieden wir mit der Lösung sind!