Hamberger Tor- und Antriebstechnik GmbH digitalisiert seine Service Prozesse mithilfe von Praxedo innerhalb weniger Wochen.

Erzählen Sie uns kurz von Ihrer Firma und was sie machen.

Die Hamberger Tor- und Antriebstechnik GmbH ist ein Handwerksbetrieb. Wir sind spezialisiert auf Tore, Garagentore, Industrie Tore und die entsprechende Antriebstechnik. Im Außentorbereich rüsten wir beispielsweise auch für Zufahrtstore die Antriebstechnik nach. Glücklicherweise sind wir trotz Covid-19 Krise, derzeit in einer Wachstumsphase. Wir haben aktuell drei Servicetechniker auf den Baustellen und im Innendient zwei Festangestellte. Der Geschäftsführer ist hybrid unterwegs und springt in verschiedenen Bereichen ein, wenn Not am Mann ist.

Ich bin selber im Innendienst für die Disposition zuständig und kümmere mich außerdem noch um die Kundenbetreuung und -beratung um die Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung und auch kleiner Auftragsabwicklungen.

Warum haben Sie sich für Praxedo entschieden?

Wir hatten vor Praxedo, vor allem im Reparaturbereich, einen wahnsinnigen Papieranfall. Wir haben damals die Kundendaten vor dem Einsatz ausgedruckt und sind damit zum Kunden gefahren. Vor Ort gab es dann noch einen Stundenzettel, der handschriftlich ausgefüllt wurde. Den hat der Kunde dann nach Abschluss des Einsatzes unterschrieben und einen Durchschlag erhalten. Das Original wurde dann vom Techniker zurück ins Büro gebracht. Hier wurden dann die Inhalte weiterverarbeitet und händisch am Computer eingegeben.

Die meisten Aufträge sind damals auf Zuruf passiert. Wir hatten keine einheitliche Vorgehensweise bei der Terminierung. Anfänglich haben wir versucht das über Outlook zu zentralisieren, aber das hat leider nicht so richtig funktioniert. Am Ende waren die Techniker irgendwo unterwegs und keiner wusste so genau wo. Wir haben sie also schlussendlich angerufen, um spontane Einsätze zu planen hatten so natürlich keine optimierten Routen.

Angestoßen wurde der Digitalisierungs-Prozess dann von unserem jetzigen Geschäftsführer Michael Hamberger. Der wollte den Prozess optimieren und einfach übersichtlicher gestalten. Es war wichtig, dass die Daten für alle gleichermaßen zugänglich sind. Deswegen haben wir nach einer mobilen Lösung gesucht. Wir haben dann erst bei unserer Buchhaltungssoftware nachgefragt, ob die auch ein Add On für Field Service Management bieten. Das hat allerdings nicht unseren Vorstellungen entsprochen und bei meiner Online Recherche bin ich dann auf Praxedo gestoßen. Praxedo war dann auch der einzige Anbieter, der auf seiner Website ein Video hat, in dem die Software erklärt wird und in der das Interface gezeigt wird. Das war super, um zu verstehen, wie die Lösung später aussehen würde. Wir haben uns dann daraufhin einen Termin für eine Demo geben lassen und sind nach wie vor überzeugt von Praxedo. Die Entscheidung hat sich schon vielfach ausgezahlt. Ich hatte neben Praxedo noch einen weiteren Anbieter in der engeren Auswahl und muss ehrlich sagen, dass ich bei Praxedo einfach den netteren Kontakt hatte. Anfangs war es nicht so leicht unseren Senior Chef von der Lösung zu überzeugen. Der war anfangs unsicher, vor allem im Hinblick auf die Datensicherheit. Wir arbeiten jetzt aber mit 3 Classic Lizenzen und die 150€ im Monat amortisieren sich leicht!

Wer nutzt bei Ihnen Praxedo und welche Funktionen werden genutzt?

Ein CSM Mitarbeiter von Praxedo war einen Tag bei uns vor Ort und hat uns die Software mit ganz viel Geduld erklärt und wir haben daraufhin dann gleich am nächsten Tag angefangen mit der Software zu arbeiten. Wir haben die Anwendung nach und nach befüllt und immer mehr Mitarbeitern Zugriff darauf gegeben. Wir arbeiten kontinuierlich daran die Prozesse mit Praxedo noch weiter zu optimieren. Wir haben deutlich weniger Leerfahrten und viel weniger Gesprächsbedarf, um Absprachen zu treffen. Wir können viel mehr abdecken als bisher und das ist wirklich ein Wahnsinns-Gewinn für uns. Wir werden in diesem Jahr noch zwei Mitarbeiter einstellen. Es ist schön zu wissen, dass wir mit Praxedo einfach weiterwachsen können.

Die Techniker nutzen die mobile App täglich. Bei Reparatur Einsätzen wissen wir vorher meist nicht genau was das Problem ist. Wir legen dem Techniker also in dem Auftrag eine zu erledigende Aufgabe, mit ersten Informationen vom Kunden zur Reparatur, an. Letztendlich ist es dann so, dass der Techniker vor Ort zum einen über Checkboxen angibt ob zum Beispiel „Mängelfrei repartiert“ wurde oder „Folgearbeiten nötig“ sind. Weiter beinhaltet das Formular die digitale Unterschrift des Kunden und des Technikers und natürlich hat er ein Freitext Feld über die tatsächlich geleistete Arbeit.

Die Techniker sind super happy mit der Digitalisierung der Prozesse. Keiner im Team würde heute nochmal zur Papierform zurück wechseln wollen. Auch der Senior Chef, der anfänglich wirklich eher skeptisch war, auch bezüglich der Datenspeicherung in der Cloud ist heute überzeugt von der Lösung und hilft bei der Datenpflege und würde sich die alten Prozesse definitiv nicht zurückwünschen.

Was sind die Hauptvorteile von Praxedo für Sie?

Da gibt es einige. Wir haben zum Beispiel eine enorme Zeitersparnis bei den Fahrtzeiten der Techniker. Außerdem sparen wir uns im Back Office sehr viel Zeit. Es geht alles viel direkter. Wir haben auch eine beschleunigten Order2Cash Prozess. Ich muss nicht mehr auf die Informationen vom Auftrag warten oder sie mir selber zusammensuchen. Im digitalen Einsatzbericht sind alle Informationen auf einen Blick und ich weiß sofort, ob ich noch einen Folgeeinsatz planen muss oder ob ich den Auftrag abschließen kann. Es geht deutlich weniger Information verloren und wir haben durch die Software einen wirklichen Mehrwert geschaffen.

Mit ihrer bisherigen Erfahrung: Würden Sie den ROI als Positiv beschreiben?

Definitiv. Die Kosten für die Software amortisieren sich auf jeden Fall. Ich würde sagen, dass wir seit der Einführung der Software sicherlich 10-20 Prozent mehr Aufträge in der Woche annehmen und planen können. Insbesondere bei kleineren Reparatur-Aufträgen macht sich das bemerkbar. Diese kleineren Aufträge sind früher oftmals wochenlang liegen geblieben. Das hat natürlich auch unserer Reputation geschadet. Die können mit Praxedo heute viel kurzfristiger abgearbeitet werden.

Wie sehen Sie die Zusammenarbeit mit Praxedo in der Zukunft?

Wir benötigen dieses Jahr noch 1-2 Lizenzen zusätzlich. Außerdem sind wir aktuell noch nicht an unser CRM angebunden und machen einfach einmal im Monat einen Datenabgleich mit den Kundendaten – das funktioniert sehr gut. Langfristig können wir uns aber auch vorstellen, eine Schnittstelle einzurichten. Wir gehen außerdem von weiterem Wachstum aus und der Aufwand bei der Pflege der Kundendaten wächst dadurch natürlich auch – von der Schnittstelle würden wir uns erhoffen, dass wir die Software noch effektiver nutzen können.

Wie würden Sie Praxedo in zwei Worten beschreiben?

Effizient & Gutes Add-On

Würden Sie Praxedo weiterempfehlen?

Ja auf jeden Fall. Insbesondere für unseren Bereich. Ich bin mir sicher, dass das vielen Kollegen helfen würde. Die meisten Handwerker sind auch gute Handwerker. Aber meist ist der Arbeitsanfall im Backoffice dann recht hoch und hier gehen dann die ein oder anderen Dinge verloren. Ich glaube, dass das für die meisten Betriebe eine echte Erleichterung wäre.