Überprüfen Sie, dass in Ihren papierlosen Einsatzberichten keine Informationen fehlen

Das grundlegende Problem eines Einsatzberichtes in Papierform besteht in seiner Unvollständigkeit. Bei der Umstellung auf papierlose Prozesse muss man darauf achten, dass Informationen zügig und komplett weitergegeben werden. Ein digitaler Einsatzbericht eröffnet zahlreiche Möglichkeiten. Entdecken Sie mit unserer Checkliste die 9 wichtigsten Kriterien für einen maximal effizienten Außendienst.

Digitaler Einsatzbericht: Wie übermittelt man alle benötigten Daten an die Servicetechniker?

Die digitale Transformation führt dazu, dass Außendiensttechniker keine Einsatzberichte in Papierform mehr benutzen. Sie verfügen über alle benötigten Daten direkt auf ihrem mobilen Endgerät. Diese 9 Datentypen muss das Einsatzzentrum seinen Technikern übermitteln.  

1. Der Einsatzort  

Der Einsatzort ist die wichtigste Information, da er die Tour jedes Servicetechnikers bestimmt. Die exakte Adresse des Einsatzortes muss auf dem Einsatzbericht vermerkt und auch in der Kartenansicht verfügbar sein. Nur dann kann das GPS den Techniker direkt zum Termin leiten. Praxedo bietet die Navigationsdienste von Google Maps, Waze, TomTom oder Plan an.  

2. Die Kontaktdaten des Kunden  

Falls der Servicetechniker einen Ansprechpartner vor Ort kontaktieren soll, braucht er dessen Namen und einige persönliche Informationen wie zum Beispiel die Telefonnummer. Falls es sich dabei nicht um den eigentlichen Kunden handelt, müssen die Planer auch dessen Kontaktdaten hinterlegen.  

3. Erleichtern Sie dem Techniker den Zugang zum Einsatzort  

Ihr Außendiensttechniker hat keine Zeit zu verlieren. Er muss auf alle Informationen, die den Zugang zum Einsatzort betreffen, zugreifen können: Türcodes, Name am Klingelschild, Stockwerk oder Kellerzugang, ob der Einsatz in großer Höhe stattfindet usw.  

4. Datum und Uhrzeit des Termins  

Um Ihre vertraglichen Verpflichtungen einhalten zu können, muss der Techniker wissen, um welche Uhrzeit sie erwartet wird. Sein Einsatzbericht muss den vom Kunden gewählten Zeitraum und die geschätzte Dauer des Einsatzes enthalten. Wenn die Integration der mobilen Software ins IT-System erfolgreich ist, warnt die Software den Planer automatisch vor einer Verspätung und übermittelt die Information an den Kunden.  

5. Beschreibung des durchzuführenden Einsatzes  

Je genauer die Beschreibung des Problems oder der Panne ist, desto besser kann sich der Außendiensttechniker vorbereiten. Er kann zusätzlich benötigte Ersatzteile besser einplanen oder im Voraus Hilfe anfordern.  

Laut dieser Studie des Instituts Aberdeen unterscheiden sich die führenden Unternehmens des Marktes von den anderen durch den Zugang zu Informationen in Echtzeit.  

6. Benötigte Ausrüstung  

Für den Zugang zum Einsatzort oder die Sicherheit des Servicetechnikers werden mitunter zahlreiche Ausrüstungsgegenstände benötigt. Braucht der Techniker eine Leiter, einen Helm, Handschuhe? Der effiziente Einsatzbericht sollte eine Liste der benötigten Ausrüstung enthalten, um einen zweiten Einsatz oder Gefahr für den Techniker zu verhindern.  

7. Die Liste der benötigten Ersatzteile  

Der Einsatzauftrag muss die Panne präzise beschreiben, damit die Ersatzteile, die für die Reparatur gebraucht werden, vorbereitet werden können. Falls das beschädigte Gerät über eine neue Technologie wie das Internet der Dinge verfügt, legen Sie auch die durchgeführte Autodiagnose dem Auftrag bei, damit Ihr Techniker alle Informationen zur Hand hat.  

8. Anhänge zum Einsatzbericht  

Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Servicetechniker den Einsatz schon bei seinem ersten Besuch beim Kunden wesentlich, wenn Sie ihn mit allen benötigten Elementen ausstatten: Plan des Einsatzortes, des beschädigten Geräts, technische Zeichnungen, Bedienungsanleitungen usw.  

9. Zugang zur Historie des Kunden  

Der Vorteil einer mit Ihrem IT-System verbundenen Software besteht darin, dass der Außendiensttechniker die Möglichkeit hat, von jedem Einsatzort aus die Historie bereits durchgeführter Einsätze einzusehen. Mit diesen Informationen kann er den Defekt besser verstehen und sich auf die Bedürfnisse des Kunden optimal einstellen. Je präziser die Diagnose, desto effizienter vollzieht sich der Einsatz.

Respektieren Sie diese Kriterien und erhalten Sie einen kompletten Einsatzbericht.

Sobald ein Servicetechniker einen Einsatz beendet hat, füllt er einen Einsatzbericht aus. Dieser Bericht ist sowohl für die Kommunikation mit dem Kunden wichtig, als auch für die Nachverfolgung des Einsatzes. Darüber hinaus ist er auch eine Quelle wertvoller Daten für die Analyse Ihrer Prozesse und Leistungen. Dies alles kann der Einsatzbericht natürlich nur leisten, wenn er korrekt ausgefüllt wird. Hier sind 9 Kriterien für einen effizienten Einsatzbericht.  

1. Die Arbeitsstunden eines Einsatzes  

Mit einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung müssen Ihre Außendiensttechniker nicht mehr persönlich der Zentrale melden, um Ihre Arbeitszeit registrieren zu lassen. Mit einer mobilen App signalisieren sie direkt den Anfang und das Ende der Aktivitäten. Diese Angaben können durch die Funktion der Geolokalisation einfach überprüft werden.  

2. Der Status des Einsatzes  

Bevor ein Servicetechniker den Einsatzort verlässt, beschreibt er im Einsatzbericht die aktuelle Situation. Wenn das Problem gelöst ist, präzisiert er auch, wie dies erreicht wurde. Diese Informationen bleiben in der Historie und können bei einem folgenden Einsatz oder bei der Planung der nächsten Wartung hilfreich sein. Wenn das Problem nicht gelöst ist, vermerkt der Techniker dies, damit ein zweiter Einsatz geplant werden kann.  

3. Fotos  

Einige mobile Apps bieten den Technikern schon heute die Möglichkeit, Fotos an die Einsatzberichte anzuhängen. Die geocodierten Fotos dienen als Beweis für den Zustand des Gerätes nach dem Einsatz. Die können ebenfalls zur Vorbereitung eines zukünftigen Einsatzes nützlich sein. Praxedo bietet diese Funktion auch im taktilen Modus an.  

4. Die Liste von Ersatzteilen  

Beim Abschluss des Einsatzes gibt der Servicetechniker die Anzahl und Art der verbrauchten Ersatzteile im Einsatzbericht an. Die Software zur Einsatz- und Tourenplanung ist mit Ihrem CRM synchronisiert und Sie können so die Verwaltung Ihres Lagerbestandes automatisieren.  

5. Die Voreinstellung des Einsatzberichtes  

Die fortschrittlichsten Softwares zur Einsatz- und Toureplanung bieten bereits komplett voreingestellte Formulare für Einsatzberichte an. Entsprechend der Eingaben des Technikers werden einige Felder gar nicht angezeigt.  

6. Ein minimalistisches Formular  

Die Umstellung auf papierlose Prozesse und Formulare soll in erster Linie Zeit sparen und Servicetechniker von administrativen Verpflichtungen zu befreien. Personalisieren Sie also alle Felder der Formulare bis zum Maximum, so dass sich nur Felder zum Ausfüllen öffnen, die für Ihre Branche und den aktuellen Einsatztyp relevant sind.  

7. Minimieren Sie die freie Texteingabe  

Aus dem gleichen Grund sollten Sie DropDown-Menüs und Klick-Felder gegenüber Feldern mit freier Texteingabe bevorzugen. Selbst wenn Felder mit freier Texteingabe nützliche Details bringen können, können sie nicht von der IT ausgelesen und für Rechnungen und Statistiken genutzt werden. Im Gegenteil sie müssen zeitraubend manuell bearbeitet werden.  

8. Die Unterschrift des Kunden  

Wählen Sie eine Wartungssoftware, die eingegebene Informationen automatisch kontrolliert. Dann müssen Sie die Einsatzberichte Ihrer Außendienstteams nicht einzeln überprüfen. Jeder Techniker speichert direkt die elektronische Unterschrift des Kunden am Ende des Einsatzes, um die Rechnungsstellung zu beschleunigen.  

9. Lassen Sie dem Techniker das Schlusswort  

Um Ihre Außendiensttechniker zu motivieren und an Produktivität zu gewinnen, ist es wichtig, den Technikern eine gewisse Autonomie zu bieten. Sie können zum Beispiel Ihren Technikern gestatten, bestimmte Einsätze selbst zu koordinieren oder Einsätze selbstständig zu planen und durchzuführen. Da Ihr Techniker in direktem Kundenkontakt steht, sollten Sie ihm auch die Möglichkeit geben, Informationen an Ihren Vertrieb weiterzuleiten. So können Chancen zum Cross Selling oder Up Selling identifiziert werden.