Elektronische Unterschriften im Außendienst: Rechtswirksam oder nicht?

Wartungsprotokolle, Serviceberichte oder Kaufverträge: Wer sichergehen will, dass sein Außendienst auf der rechtssicheren Seite agiert, benötigt immer wieder Unterschriften von Kunden oder anderen Vertragspartnern.   Die digitale Unterschrift scheint hier ein willkommener Ausweg aus dem Papierdschungel zu sein – doch leider herrscht noch immer große Unsicherheit bezüglich deren Rechtskräftigkeit. Lesen Sie hier, was Sie im Einsatz beachten müssen und welche Rolle die digitale Einsatz- und Tourenplanung dabei spielen kann.   Prinzipiell ist jede Form der Unterschrift rechtsgültig – unabhängig davon, ob sie mit Tinte geschrieben, eingescannt oder digital erzeugt wurde. Die elektronische Variante hat jedoch zahlreiche Vorteile: Sie spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit, Geld und wertvolle Ressourcen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Echtheit und Entstehung der Unterschrift nachvollzogen werden kann und dass sie unverfälscht beim Empfänger ankommt. Zur Erfüllung dieser Vorgaben wird meist eine entsprechende Software eingesetzt.

So kommen Sie zur rechtskräftigen digitalen Unterschrift

„Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift.“ Das ist seit Juli 2016 in der europäischen eIDAS-Verordnung fixiert; damit ist die elektronische Unterschrift in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Doch was genau ist eine „qualifizierte elektronische Signatur“? Die eIDAS-Verordnung unterscheidet hier zwischen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Bei einer QES muss eine Identifikation der unterschreibenden Person vor der Unterschrift stattfinden – das ist nur bei Unterlagen nötig, die laut Gesetz in der Schriftform vorliegen müssen (notarielle Beurkundungen, Testamente, Patientenverfügungen etc.).   In den meisten anderen Fällen, wie zum Beispiel bei Außendienstunterlagen genügt eine FES, bei der die Identifikation – falls notwendig – nachträglich erfolgen kann. Praxedo bietet eine ganzheitliche Lösung, die die rechtsgültige elektronische Unterschrift in die digitale Einsatz- und Tourenplanung integriert.

Die Vorteile für den Außendienst

Mit einer digitalen Einsatz- und Tourenplanung rationalisieren Sie nicht nur die Fahrzeiten Ihres Außendienstes, sondern setzen alle anfallenden Tätigkeiten komplett papierlos um. Sämtliche Unterlagen sind immer auf dem neuesten Stand und können von unterwegs abgerufen und ausgefüllt werden – damit entfällt die ständige Pendelei zwischen Büro und Einsatzorten. Per Knopfdruck werden ausgefüllte Formulare, Fotos und Notizen dem jeweiligen Projekt zugeordnet und an den Innendienst übermittelt – so haben sämtliche Mitarbeiter jederzeit den Echtzeit-Überblick zu laufenden Projekten und sorgen mit kurzen Reaktionszeiten für zufriedene Kunden und echte Kostenersparnis.   Ist eine Unterschriftenfunktion in die digitale Einsatz- und Tourenplanung integriert, wird dieser Workflow auch für unterschriftspflichtige Dokumente möglich: Der Kunde, sowie optional der Techniker, signiert das Dokument direkt auf dem Smartphone oder Tablet und erhält auf Knopfdruck eine digitale Kopie des Dokumentes per E-Mail. Gleichzeitig wird es zur weiteren Bearbeitung an den Innendienst weitergeleitet – das spart Fahrt- und Druckkosten und ermöglicht eine zeitnahe Rechnungsstellung. Damit das mobile Arbeiten von überall aus funktioniert, arbeitet Praxedo cloud- und browserbasiert – so hat der Außendienst das Büro ganz ohne Installationsaufwand immer dabei. Und sollte am Einsatzort keine stabile Internetverbindung existieren, ist die Arbeit mit dem System auch offline möglich – die Synchronisation mit dem Innendienst erfolgt automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt wird.

Fazit

Die Bedenken hinsichtlich des Einsatzes elektronischer Unterschriften sind überflüssig: Wer auf einen vertrauenswürdigen Dienstleister setzt, ist mit einer digitalen Signatur auf der rechtssicheren Seite – zumal die erweiterte elektronische Signatur für den Einsatz im Außendienst vollkommen ausreichend ist. Im Idealfall ist die Technik zum Einholen elektronischer Unterschriften in die digitale Einsatz- und Tourenplanung integriert: Alles, was der Außendienstler dazu benötigt, ist sein Smartphone oder Tablet. Einfacher lassen verkürzte Reaktionszeiten, Ressourcen-Optimierung und zufriedene Kunden sich nicht erreichen!   (Wichtig: Dieses Informationsangebot ist keine Rechtsberatung!)