Einsatzplanung: Subunternehmer optimal eingesetzt

Eine SaaS-basierte Software zur Einsatz- und Tourenplanung verbindet alle an einem Außendiensteinsatz Beteiligten (Auftraggeber, Endkunden, Subunternehmer), um eine optimale Dienstleistung von Anfang bis Ende sicherzustellen.
 
Im Jahre 2018 lassen sich Subunternehmer nicht mehr mit einer simplen Excel-Tabelle führen. In Zeiten, in denen die Kundenzufriedenheit an oberster Stelle steht, hilft nur die Automatisierung der kompletten Handlungskette, um eine optimale Dienstleistung für den Kunden zu bieten.
 
Dazu ist es erforderlich die berufsspezifischen Indikatoren der Außendiensteinsätze im Detail zu analysieren und nachzuverfolgen. Außerdem ist das Sammeln metrischer Daten zur Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen nötig.

Eine einzige Software zum Vereinheitlichen der Prozesse

Indem der Auftraggeber seine Subunternehmer mit einer SaaS-basierten Software zur Einsatz- und Tourenplanung ausstattet, verfügt er zu jeder Zeit über die volle Kontrolle über die in seinem Namen ausgeführte Dienstleistung. Die Digitalisierung der Einsatzprozesse des Leistungserbringers ermöglicht außerdem eine Standardisierung des Servicelevels im ganzen Außendienstbereich. Alle Subunternehmer eines Auftraggebers arbeiten so nach dem gleichen Schema.
 
Die Nutzung einer Software zur Organisation der Subunternehmer ist umso wichtiger, je höher die Anzahl der Subunternehmer und/oder der Standorte (Büros, Fabriken, Baustellen, Lager, …) ist. Das Risiko, vertragliche Verpflichtungen nicht einhalten zu können, wenn es zu unvorhergesehenen Ressourcenengpässen in der internen Verwaltung kommt, wird deutlich geringer.
 

Flexibel und entwicklungsfähig, passt sich an verschiedene Unternehmenskulturen an

Die Software muss ausreichend flexibel und entwicklungsfähig sein, um sich den berufsspezifischen Anforderungen Ihres Sektors und den bereits bestehenden internen Prozessen anzupassen. Sie muss auch ergonomisch und intuitiv benutzbar sein, damit eine große Anzahl von Administratoren und Technikern aus verschiedenen Unternehmenskulturen sie einfach anwenden können.

Einfach zu installieren und ins bestehende IT-System zu integrieren

Natürlich muss die Software auch einfach zu installieren sein. Die Wahl einer SaaS-basierten Software (Software as a Service oder Software nach Bedarf im Cloud-Modus) erleichtert die Integration in das bestehende IT-System des Subunternehmers und reduziert Aufgaben wie Installation, Konfiguration, Administration, Wartung und Aktualisierung auf ein Minimum. Auch die Sicherung von Daten findet bei allen Subunternehmern nach dem gleichen Standard statt.
 

Entspricht den Anforderungen von EU-DSGVO

Diese Harmonisierung ist ein wichtiges Kriterium der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die am 25. Mai 2018 in Kraft tritt. Demnach sind der Auftraggeber einer Dienstleistung und der ausführende Subunternehmer gemeinsam verantwortlich. Der Erste muss sicherstellen, dass seine Leistungserbringer entsprechend der neuen juristischen Anforderungen arbeiten.
 
Schließlich muss sich die Software auch mit bereits bestehenden Softwarepaketen vom Typ ERP/EAM über Schnittstellen verbinden, um die Informationskette nicht abbrechen zu lassen. Die Sammlung von Buchhaltungsdaten erleichtert es zudem, Kundendienstverträge zu verwalten und Dienstleistungen in Rechnung zu stellen.

Personalisiertes Cockpit

Wenn man die Wartungsaufträge an Dritte delegiert, muss man eine umfassende Kontrolle über die erbrachten Leistungen haben. Eine gute Software zur Einsatzplanung im Außendienst stellt die Nachverfolgbarkeit von Leistungen über Geolokalisation, Zeiterfassung der Einsätze und das Einfügen von Fotos in Berichtsformulare sicher.
 
Der Administrator ist in Echtzeit oder über personalisierte Cockpits über die Qualität der erbrachten Leistungen im Bilde. Dazu zählen auch die Produktivität der Außendiensttechniker und die Kosten der Wartung. Zudem hat der Administrator Zugriff auf statistische Daten wie die durchschnittliche Dauer eines Einsatzes, die Anzahl der Einsätze pro Techniker oder die Rate der Einsätze, die nicht die vertraglichen Fristen respektieren.
 
Seit Oktober 2017 bietet Praxedo die interessante Innovation: Portal „Auftraggeber“ an. Über diesen Zugang können die „Kunden der Kunden“ Anfragen für Einsätze auf die Plattform stellen, sowie die Durchführung von Einsätzen in Echtzeit verfolgen.

Nachverfolgung der Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen

Die Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen ist ein wichtiger Bestandteil im Umgang mit Subunternehmern. Es muss sichergestellt werden, dass die Subunternehmer die garantierten Zeitspannen für einen Einsatz oder für eine Wiederherstellung einhalten. Zum Beispiel verpflichtet ein Telekommunikationsunternehmen seine Leistungserbringer dazu, weniger als zwei Stunden für einen Einsatz bei B2B-Kunden zu brauchen.
 

Vertragsstrafen durch Verspätung vermeiden

Der Auftraggeber kann in Echtzeit die Garantien einsehen, die zu einem Einsatz in Bezug stehen. Dadurch können Servicelevels einfacher eingehalten werden und die Überschreitung vertraglicher Verpflichtungen verhindert werden.

Mobilität, ein entscheidender Punkt

Diese konsequente Verfolgung aller Aktivitäten ist nur möglich, wenn das System kontinuierlich mit verlässlichen Daten durch die Außendienstteams gefüttert wird. Aus diesem Grund müssen die Techniker mit mobilen Endgeräten und einer App ausgestattet sein, die es erlauben, diese Daten zu sammeln.
 
Auf seinem Smartphone oder Tablett werden dem Techniker auf einer Karte die nächsten Einsätze angezeigt und er kann Pläne und technische Handbücher konsultieren. Über das mobile Endgerät ist der Außendienstmitarbeiter außerdem mit seinen Kollegen in der Zentrale verbunden, was Fehler bei der Datenaufnahme, Doppeleingaben oder das Fehlen von Informationen verhindert.
 
Durch die Geolokalisation kann der Disponent die Aktionen der Außendienstteams in Echtzeit koordinieren. Er stellt sicher, dass geplante Einsätze innerhalb der Fristen erfolgen und dass Notfalleinsätze von dem am nächsten befindlichen Techniker umgehend durchgeführt werden können.