Digitale Einsatzplanung in der Kälte- und Klimatechnik

Spezialisten der Kälte- und Klimatechnik sind jeden Tag mit vielfältigen Herausforderungen bei Installation, Wartung und Kundendienst konfrontiert.   Das bietet Chancen, denn Firmen können gerade in dieser Branche durch die Digitalisierung neue Potenziale erschließen und in Ihrem Service noch besser werden.   Die Einsatzgebiete für Kältetechniker sind vielfältig: Sie arbeiten einerseits für Handel und Gewerbe, andererseits aber auch in der Gebäudetechnik und in großen Industrieanlagen. Dementsprechend hoch sind auch die Anforderungen an diese Spezialisten. Denn Ausfälle an der Kälteanlage können schnell kritisch werden und zu hohen finanziellen Ausfällen führen. Gleichzeitig gibt es strenge Umweltvorschriften, die es zum Beispiel beim Umgang mit den verwendeten Kältemitteln sehr genau einzuhalten gilt.   Dieses heterogene Arbeitsumfeld sowie die Komplexität der Aufgaben spiegeln sich überall wider, beispielsweise in den Ansprüchen an die technische Dokumentation und die Wartungsprotokolle. Dass man hier mit analogen Arbeitsmitteln schnell an Grenzen stößt, liegt auf der Hand. Handschriftliche Einsatz- und Wartungsprotokolle etwa sind daher Relikte, die gerade in diesem hochspezialisierten Umfeld allenfalls noch eine temporäre Daseinsberechtigung haben. Firmen, die im Wettbewerb um den besten Service punkten wollen, müssen also nachlegen und mit digitalen Tools Ihre Prozesse verbessern.  

Herausforderung für kleinere Betriebe

Doch wie sieht es in der Praxis überhaupt aus? Dort haben immer noch viele Unternehmen Ihre Prozesse nicht oder nur teilweise digitalisiert. Die Folge: Service-Techniker aus der Kälte- und Klimabranche sind auch heute noch mit Kugelschreiber und Kladde unterwegs, wenn Sie beim Kunden sind. Dadurch entsteht ein doppelter Arbeitsaufwand, wenn die handschriftlichen Einträge in die betriebliche Software eingepflegt werden müssen. Zudem ist dieser Prozess recht fehleranfällig. Denn manchmal ist eine Schrift nur schwer leserlich, ein andermal sind Einträge missverständlich oder unklar. Das ist einerseits schlecht für die Dokumentation der geleisteten Arbeit und schafft andererseits einen Mehraufwand bei der Fakturierung. Zudem ist die Wartungshistorie mit dieser Methode allenfalls für die Disponenten in der Zentrale ersichtlich, nicht aber für den Service-Techniker vor Ort. Im Extremfall weiß ein Mechaniker also nicht, dass ein Ersatzteil bereits vor kurzem getauscht oder die Entlüftung einer Anlage bereits durchgeführt wurde.   Dies alles ist extrem ärgerlich, führt es doch zu ineffizientem Service, höheren Kosten– und zu verärgerten Kunden. Doch das muss nicht sein. Da ist es auch keine Ausrede, dass die meisten Betriebe eher zu den kleineren bis mittleren Unternehmen (KMUs) gehören und nicht so finanzkräftig sind. So zeigt die „Kälte-Klima Konjunkturumfrage 2020“ des Branchenverbandes VDKF (Verband Deutscher Kälte-Klima-Fachbetriebe e.V.), dass über die Hälfte der deutschen Unternehmen einen Jahresumsatz von weniger als zwei Millionen Euro erwirtschaften. Dennoch sind auch diese Firmen durchaus in der Lage, ihre Prozesse auf eine digitale Basis zu stellen. Denn es gibt mittlerweile kostengünstige Lösungen für die digitale Einsatzplanung, die ohne großen Implementierungsaufwand auskommen. Solch eine Software für das Field Service Management ist heute idealerweise cloudbasiert und erfordert keine eigene Server-Infrastruktur. Zudem sind alle mobilen Mitarbeiter per App ans System angebunden und können von überall her auf die Daten zugreifen.

Kältetechnik: Eine Branche wird digital(er)

Kein Wunder also, dass man In den letzten Jahren eine interessante Entwicklung beobachten konnte: Führende Unternehmen der Kältetechnikbranche haben vermehrt interne oder externe Software-Lösungen eingerichtet, um das Management ihrer Einsätze zu überwachen und die Planung für ihre externen Dienstleister zu optimieren. Auch das zeigt die Konjunkturumfrage des VDKF. Das führt dazu, dass sich Unternehmen, die bereits auf digitale Prozesse setzen, einen Wettbewerbsvorteil gegenüber denjenigen Mitbewerbern verschaffen, die den Technologiewandel noch nicht angegangen sind.   Dabei sind es nicht nur die großen Unternehmen, die auf eine digitale Einsatzplanung setzen. Praxedo etwa ist eine passende Lösung für kleinere und mittlere Betriebe. Sie hat sich bereits in vielen Branchen bewährt – auch in der Kälte- und Klimatechnik. Mit der Software wird die Tourenplanung einfacher, da der Disponent anhand der Standorte der mobilen Mitarbeiter Tagestouren optimal planen kann. Die Zentrale greift dabei in Echtzeit auf die Einsatzdaten zu und ist über jeden Kundentermin bis ins Detail informiert. Daher ist die Anwendung auch sehr flexibel: Kommt es zu unvorhergesehenen Verzögerungen oder zusätzlichen Terminen, kann man damit leicht umplanen. Das spart Zeit, Geld und vor allem Nerven.   Die Software lässt sich zudem leicht an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. So kann man etwa auf einfache Weise Vorgaben für digitale Einsatzprotokolle erstellen, die anschließend der Techniker vor Ort nur noch per App auf seinem Mobilgerät ausfüllen muss. Zudem lassen sich etwa technische Dokumentationen hinterlegen sowie alle Daten zum Kunden und der Anlage. So sieht der Techniker die gesamte Wartungshistorie und kann den Kunden optimal beraten, wenn es etwa um die Abschätzung von Folgekosten sowie die Aufwendungen für Kältemittel geht.

Mehr Beratung, besserer Service

Überhaupt ist die Beratung ein großer Vorteil: Mithilfe einer solchen Lösung versteht der Service-Techniker die Probleme des Kunden nicht nur besser, sondern kann ihn auch besser beraten. So hat er beispielsweise eine umfassende Sicht auf eine Anlage oder ein Gerät und kann dem Kunden detailliert belegen, wo Handlungsbedarf besteht. Der Service-Dienstleister verfügt über alle relevanten technischen Informationen zu dem Gerät und weiß, welche Ersatzteile, Kältemittel und Verbrauchsmaterialien getauscht worden sind. Auf diese Weise können Unternehmen der Kälte- und Klimatechnik ihre Kunden besser unterstützen – auch bei der Anschaffung neuer Geräte und Anlagen. Kunden wiederum schätzen dieses Plus an Service und schenken einem solchen Dienstleister langfristig ihr Vertrauen.   Gerade für die Kälte-Branche hält solch eine Lösung für die Einsatzplanung viele Vorteile bereit. Als Software as a Service (SaaS) ist sie auch von kleineren Firmen ohne große Hürden nutzbar. Dabei ist gerade im KMU-Bereich das Potenzial groß: So ermöglicht die Software nicht nur effizientere Prozesse bei den Einsätzen vor Ort, sondern auch individuell auf den Kunden zugeschnittene Service-Leistungen, die ohne eine komplette Digitalisierung so nicht möglich wären. Nicht zuletzt ist die Lösung sehr flexibel: Sie passt sich an das Unternehmen an – nicht umgekehrt. Dem Einsatz einer cloudbasierten Einsatzplanung steht also auch bei kleineren Betrieben der Kälte- und Klimabranche nichts mehr im Weg.