Außendienst Software : Wie setzen Sie Technologie zur Steigerung Ihrer Produktivität ein ?

Eine Veränderung von Prozessen wird in einem Dienstleistungsunternehmen oft als Revolution betrachtet und argwöhnisch beäugt, sowohl von der Unternehmensführung als auch von den Mitarbeitern. Dennoch kann die Einführung von Software mit modernster Technologie eine stagnierende Produktivität wieder nach oben bewegen. Gerade die Einsatz- und Tourenplanung muss eine große Anzahl an Variablen berücksichtigen, was einen Menschen allein schnell an seine Grenzen bringen kann.   Entdecken Sie 8 gute Gründe für den Schritt in die Zukunft.      

1. Digitalisieren Sie die Prozesse Ihrer Einsätze

Die Einführung einer Aussendienst Software ist die Gelegenheit, auf papierlose Prozesse umzustellen. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens führen Dokumente aus Papier immer zu einem Verlust von Zeit, Effizienz und Geld.   Diese Innovation geht Hand in Hand mit der Ausstattung Ihrer Außendiensttechniker mit mobilen App.   

Diese Studie wurden 2014 von der Aberdeen Gruppe durchgeführt und im Bericht „Service Mobility: Right Technology for the Tech“ veröffentlicht. Sie verdeutlicht die Vorteile digitaler Lösungen. Die führenden Unternehmen, die bereits mobile Tools zur Einsatz- und Tourenplanung einsetzen, nutzen die Zeit Ihrer Techniker besser. Die Techniker wiederum genießen komfortablere Arbeitsbedingungen und können Ihre Kunden einfacher zufrieden stellen, was zu einer besseren Kundenbindung führt.

2. Wie Sie Ihre Einsatz- und Tourenplanung vereinfachen und Ihre Planungsprozesse optimieren

Mit einer leistungsstarken Aussendienst Software profitieren Sie von den neuesten Technologien der künstlichen Intelligenz. Mit ihnen können Sie Ihre Tourenplanung revolutionieren.   Intelligente Apps nutzen das Potenzial von Algorithmen, um die Einsatzpläne der Techniker zu erstellen. Dank einer automatischen Funktion wie dem SmartScheduler von Praxedo können hunderte von Touren in Echtzeit geplant und optimiert werden. Ihre Disponenten gewinnen durch diesen virtuellen Assistenten wertvolle Zeit. Die Algorithmen sind außerdem in der Lage ein Maximum verschiedener Anforderungen und Restriktionen wie zum Beispiel die Verfügbarkeit von Technikern oder Ersatzteilen, aber auch die Verkehrslage zu berücksichtigen.

3. Steigern Sie die Produktivität Ihrer Techniker mit einer passenden Software

Allein die Ausstattung Ihrer Außendiensttechniker mit mobilen Endgeräten reicht nicht aus, um ihre Produktivität zu optimieren. Sie brauchen Zugang zu einer App, die ihnen hilft, Zeit zu sparen.   Nach einer Studie des Forrester Research Instituts verfügen sechs von zehn Angestellten über ein Smartphone, aber nur einer von zehn benutzt täglich eine App, die auf seinen beruflichen Alltag zugeschnitten ist.   Alle Einsätze auf einem Aktivitätenbericht, der als Karte angezeigt werden kann und in Echtzeit aktualisiert wird, einsehen zu können, über alle Daten des Kunden vor Ort zu verfügen, von den Disponenten geolokalisiert werden zu können, nicht mehr für das kleinste Dokument in die Zentrale fahren zu müssen … Dies sind nur einige der vielen Vorteile, die eine SaaS-basierte Software bietet.

4. Wie eine perfekt zugeschnittene Software die Nachverfolgung von Einsätzen vereinfacht

Wenn eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung schon vor einem Einsatz nützlich ist, entwickelt sie nach einem Einsatz erst ihr ganzes Potenzial. Mit den gesammelten Daten kann der Ablauf des Einsatzes überprüft und Ihre Leistung analysiert werden.   Eine Nachverfolgung Ihrer Außendiensttechniker in Echtzeit ist eine conditio sine qua non für eine proaktive Einsatz- und Tourenplanung. Eine Funktion wie das Cockpit von Praxedo ermöglicht es, Ihre Techniker auf intelligente Art und Weise zu steuern und mögliche Vorfälle vorherzusehen, bevor sie auftreten.   Die Geolokalisation der Techniker erlaubt es in Verbindung mit der Anzeige des Fortgangs ihrer Einsätze, Touren umzuprogrammieren. Die Entscheidungszentrale kann so umgehend und umfassend auf ungeplante Vorfälle oder Notfälle reagieren.

5. Verbessern Sie den Informationsfluss für eine effizientere Einsatzplanung

 Der wichtigste Indikator für das gute Funktionieren eines Dienstleistungsunternehmens ist zweifelsohne die Zufriedenheit seiner Kunden. Deshalb muss die Zirkulation von Informationen zwischen den verschiedenen Akteuren Ihres Unternehmens schnell und sicher sein.   Wenn die Daten der Zentrale auch den Außendiensttechnikern zur Verfügung stehen, kann eine Telefonanruf mit einem Klick in einen digitalen Einsatzauftrag umgewandelt werden. Der Techniker erhält auf sein mobiles Endgerät, Smartphone oder Tablett, eine Nachricht im Push-Modus. Er kann sofort alle Daten einsehen, die seinen Einsatz oder dessen Änderung betreffen.   Dieser komplett papierlose Prozess ermöglicht es auch, Informationen an den Kunden weiterzuleiten, der nun in Echtzeit über die Ankunftszeit seines Technikers sowie den Fortschritt seiner Anfrage oder seiner Bestellung im Bilde ist.

6. Vermeiden Sie doppelte Eingaben mit einer zentralisierten Software

Setzen Sie auf die Vernetzung Ihrer Services und Ihrer Software, damit so wenig Zeit wie möglich auf administrative Aufgaben verwendet wird. Mit einer zugeschnittenen mobilen App zur Einsatz- und Tourenplanung haben Ihre Techniker Zugang zu einem digitalen Einsatzbericht. Konkret handelt es sich um ein bereits vorausgefülltes, intuitives Formular, mit Anklickfeldern und Rollmenüs.   Sobald der Techniker diesen Einsatzbericht validiert, wird das Dokument sofort in die Cloud geschickt und kann nicht mehr verloren gehen. Die Zentrale erhält die kompletten Daten und muss sie nicht mehr umschreiben, was Eingabefehler weiter verringert.

7. Wie man Informationen aus den Einsätzen in das IT-System überträgt

Die Einführung einer Aussendienst Software ist umso strategischer, je kompatibler sie mit Ihrem ERP ist. Deshalb bietet Praxedo native Schnittstellen zu den am meisten benutzten Programmen wie Salesforce oder Sage 100 an. Die Synchronisation wird dadurch optimal. Sie haben außerdem Zugang zu den API Web Services in SOAP, um Ihr bestehendes IT-System mit Ihrer neuen Software zu verbinden.   Eine konfigurierbare Einsatzsoftware hat einen direkten Einfluss auf die Analyse Ihrer Ergebnisse im Außendienst. Rüsten Sie Ihre mobilen Endgeräte mit branchenspezifischer Metrik wie die im Einsatz verbrachte Zeit, die First Time Fix Rate oder die Einhaltung von Zeitvorgaben aus. Dieses Schlüsselindikatoren werden automatische an Ihr IT-System übermittelt und bieten die Möglichkeit Ihre Produktivität zu erfassen, Ihre Schwachstellen aufzudecken und die Leistungen Ihres Außendienstes zu verbessern.

8. Beschleunigen Sie Ihre Rechnungsstellung nach dem Außendiensteinsatz

Die positiven Folgen einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung hören nicht beim abgeschlossenen Einsatz auf. Die Digitalisierung der Daten führt auch zu einer signifikanten Verringerung der Zeiträume bis zur Rechnungsstellung und steigert ihren Cash Flow.   Sie müssen nicht mehr auf die Rückkehr des Technikers ins Service-Zentrum warten, um mit der Verwaltungsarbeit zu beginnen. Da die Einsatzberichte digital sind, kann der Techniker den Kunden direkt am Einsatzort auf einem taktilen Endgerät unterschreiben lassen. Der so erzeugte Einsatzbericht wird dem Kunden automatisch per E-Mail zugeschickt und die beschleunigte Rechnungsstellung wird noch am selben Tag eingeleitet.  

Die besten Technologien im Dienste Ihres Unternehmens

In erster Linie sollten Sie eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung einführen, um Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Angesichts einer Konkurrenz, die die Automatisation bereits begonnen hat, riskieren Sie, auf dem Markt abgehängt zu werden. Ohne Digitalisierung ist es nicht möglich, vom Internet der Dinge zu profitieren. Gerade aber diese Technologie verspricht die Kundenbeziehungen zu revolutionieren. Einige Stimmen meinen, dass das Konzept des Internets der Dinge als Reaktion auf die Probleme von Außendiensttechnikern und Wartungsverträgen entwickelt wurde. Nutzen Sie die existierenden Tools, um die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden vorherzusehen.