Wie wird Ihre Einsatz- und Tourenplanung rentabel

Ob es sich um Reparationen, Wartung oder Kundendienst handelt, Einsätze von Technikern im Außendienst werden oft als Kostenfaktor für ein Unternehmen betrachtet. Dabei könnten sie sich ebenfalls als Quelle für Profit entwickeln. Die Einsätze von Außendiensttechnikern zu koordinieren kann eine komplexe Aufgabe sein. Das muss aber nicht heißen, dass sie nicht rentabel sein kann. Jeder Einsatz kann in der Tat eine Gelegenheit sein, zusätzliche Einnahmen für das Unternehmen zu generieren.   In diesem Artikel werden wir Ihnen einige praktische Ratschläge vorstellen, um Ihre Vorstellung von Außendiensteinsätzen Ihrer Techniker zu ändern.

Ratschlag Nr. 1: Hören Sie auf, Ihren Kunden Geschenke zu machen

Kein Service umsonst! Jeder Einsatz muss in Rechnung gestellt werden oder in vertraglicher Form geregelt werden. Einen Servicevertrag zu verkaufen ist nicht kompliziert. Man muss ihn allerdings verfolgen und die Fristen überwachen. Wenn sich ein Wartungsvertrag dem Ende nähert, muss er zuerst erneuert werden, bevor sich ein Servicetechniker auf den Weg macht. Es steht außer Frage, umsonst zu arbeiten.   Hier löst die Digitalisierung der Einsatz- und Tourenplanung viele Probleme. Ein Vertrag in Papierform geht leicht verloren. Auf einen digitalen Vertrag kann jeder immer und überall zugreifen: Der Techniker, der Supervisor, der Chef des Rechnungswesens, der Verkäufer … und auch der Kunde. Eine Datenbasis mit allen Kundenverträgen ist das Mittel der Wahl, um zu verhindern, dass Ihre Techniker umsonst für Ihre Kunden arbeiten. Wenn Sie anfangen wollen, mit den Einsätzen Ihrer Servicetechniker Geld zu verdienen, wechseln Sie jetzt ins digitale Zeitalter.

Ratschlag Nr. 2: Optimieren Sie die Einsatzpläne Ihrer Techniker

Wenn Sie Ihre Einsätze rentabler gestalten wollen, sollten Sie mit der Optimierung der Tourenplanung Ihrer Außendiensttechniker beginnen. Die Planung muss präzise und rational erfolgen.   Das Ziel Nr. 1 besteht darin, dass Ihre Techniker so viel Zeit wie möglich im Einsatz verbringen und so wenig Zeit wie möglich in ihren Fahrzeugen. Sie müssen ihre abrechenbare Zeit maximieren.   Das Ziel Nr. 2 ist das pünktliche Eintreffen am Einsatzort. Der Kunde darf nicht auf Ihre Servicetechniker warten müssen.   Um beide Ziele zu erreichen, muss die Einsatz- und Tourenplanung optimal umgesetzt werden. Manuell ist das sehr kompliziert, vor allem wenn man eine große Anzahl von Einsätzen durchführen muss.  

Gönnen Sie sich eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung

Sie sollten also Ihren Dispatchern und Ihren Technikern ein effizientes Instrument zur Verfügung stellen: eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung. Die geeignete Software ermöglicht Ihnen schnell konkreten Nutzen für Ihr Unternehmen zu generieren: eine Erhöhung der First Time Fix Rate (Rate der beim ersten Einsatz gelösten Probleme), eine Optimierung der Einsatzzeiten und der Arbeitszeiten Ihrer Techniker und schließlich auch eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit.

Ratschlag Nr. 3: Kontrollieren Sie den Verbrauch Ihrer Ersatzteile

Bei Praxedo treffen wir viele Unternehmen, die sich darüber beschweren, den Verbrauch ihrer Ersatzteile nicht gut genug nachverfolgen zu können. Die Techniker sind im Einsatz. Sie benutzen Bolzen, Dichtungen, Ventile usw. Und sehr oft notieren sie das nicht in ihrem Einsatzbericht. Aber nichts ist kostenlos. Das Unternehmen hat diese Ersatzteile gekauft. Sie müssen dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Sonst kann es am Jahresende teuer werden.   Sie müssen sich Instrumente zulegen, mit denen jedes Ersatzteil genau verfolgt werden kann. Dies erreicht man einfacher mit einer Software zu Einsatz- und Tourenplanung als mit Papier-Berichten.

Ratschlag Nr. 4: Schulen Sie Ihre Techniker im Verkauf von Dienstleistungen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Dienstleistungsangebote und Tarife gut verpackt präsentiert werden. Nutzen Sie außerdem alle Wege des Kundenkontaktes, um eventuell zusätzliche Verkäufe vom Typ Cross-Selling oder Up-Selling zu ermöglichen. Wer ist dafür besser platziert als Ihre Außendiensttechniker? Eben sie stehen in erster Linie und im direkten Kontakt mit Ihren Kunden.  

Machen Sie Ihre Techniker zu Verkäufern

Eine Studie des amerikanischen Forschungsinstituts Aberdeen aus dem Jahr 2015 zeigt, dass es eine gute Strategie zum Business Development bei Außendiensteinsätzen ist, Ihre Servicetechniker im Verkauf zu schulen, damit sie Gelegenheiten ergreifen können, wenn sie sich bieten. Außerdem sollte man sie motivieren, indem man ihnen eine Kommission auf alle realisierten Verkäufe anbietet.

Sie sollten Ihnen auch die technische Möglichkeit geben, einen Verkauf vor Ort abzuschließen, zum Beispiel indem sie über eine mobile App zur Einsatz- und Tourenplanung einen Kostenvoranschlag generieren und eine elektronische Unterschrift entgegennehmen können. Unterschätzen Sie nicht das Vertriebspotenzial Ihrer Techniker.

Ratschlag Nr. 5: Statten Sie Ihre Techniker mit einer mobilen App aus

Perfekter Übergang von einem Punkt zu nächsten: die Mobilität. Um gegenüber Ihren Wettbewerbern im Markt bestehen zu können und Ihre Einsätze rentabler zu gestalten, sollten sie „mobil“ denken! Die Branche der Einsätze im Außendienst ist per Definition mobil, es ist also nur natürlich auch mobile Software einzusetzen. Eine große Palette an Produkten steht bereits zur Verfügung: Smartphones und Tablettes ebenso wie branchenspezifische Software, um die Einsatz- und Tourenplanung komplett zu digitalisieren. Heutzutage fehlt es nicht mehr an spezialisierten Apps, um Ihre Techniker während ihrer Missionen beim Kunden zu unterstützen, zu führen und zu sichern.  

Eine branchenspezifische App für mehr Rentabilität

Wenn Ihre Servicetechniker mit einer branchenspezifischen App auf ihrem mobilen Endgerät ausgestattet sind, können sie auf aktuelle Verkehrsinfos in Echtzeit zugreifen, ihre Standortdaten über Geolokalisation senden, um leichter auf Notfalleinsätze reagieren zu können, sich über Entfernung mit Experten beraten, Kostenvoranschläge und/oder Rechnungen erstellen und sie in Echtzeit übergeben, und so die Zeiträume der Fakturierung erheblich verkürzen.   Sie können also durch die Umsetzung einiger simpler Maßnahmen und die Anschaffung einiger guter Arbeitsmittel die Einsätze Ihrer Servicetechniker sehr schnell von einem Kostenpunkt zu einer Quelle von Gewinnen für Ihr Unternehmen machen. Worauf warten Sie also?